جواب نہ دینے والے پروفیسر کو فالو اپ ای میل: نمونے

یہ کب استعمال کریں

آپ نے بڑی احتیاط سے ممکنہ سپروائزر کو ای میل بھیجی اور کوئی جواب نہیں آیا۔ یہ بالکل عام بات ہے۔ بیرونِ ملک پروفیسرز کو بہت سی ای میلز آتی ہیں، وہ سفر کرتے ہیں، پڑھاتے ہیں اور پرچے چیک کرتے ہیں، اور ایک مصروف ہفتے میں آپ کا پیغام نیچے دب سکتا ہے۔ ایک مختصر اور باادب فالو اپ پر اکثر جواب آ جاتا ہے۔ دوسرا یا تیسرا فالو اپ شاذ و نادر ہی فائدہ دیتا ہے۔

نیچے دیے گئے نمونے تب استعمال کریں جب:

• کسی ممکنہ سپروائزر نے تقریباً دو ہفتے گزرنے کے بعد بھی آپ کی پہلی ای میل کا جواب نہ دیا ہو
• کسی پروفیسر نے دلچسپی کے ساتھ جواب دیا ہو، لیکن آپ کا پروپوزل بھیجنے کے بعد خاموش ہو گئے ہوں
• کوئی ریفری آپ کا خط لکھنے پر راضی ہو گئے ہوں، لیکن ڈیڈ لائن قریب آنے پر بھی پورٹل پر خط جمع نہ ہوا دکھا رہا ہو

فالو اپ میں کیا کام کرتا ہے:

• اسی ای میل تھریڈ میں جواب دیں، تاکہ پروفیسر کو آپ کا پہلا پیغام ڈھونڈنا نہ پڑے
• زیادہ سے زیادہ تین یا چار سطریں
• ایک واضح سوال جس کا جواب ایک جملے میں دیا جا سکے
• نہ کوئی دباؤ، نہ احساسِ جرم دلانا، اور نہ یہ ذکر کہ آپ کتنی بار لکھ چکے ہیں

نمونہ

یہ نمونے انگریزی میں ہیں کیونکہ اسکالرشپ اور داخلے کی درخواستیں انگریزی میں لکھی جاتی ہیں؛ انہیں نقل نہ کریں بلکہ اپنی تفصیلات کے ساتھ اپنے الفاظ میں اپنی ای میل لکھیں۔

1. پہلی ای میل کا کوئی جواب نہیں آیا

Subject: Re: Prospective PhD student: Groundwater recharge in the Indus basin (DAAD applicant)

Dear Professor [Surname],

I am following up on my email below about PhD supervision starting in [intake]. I would be grateful to know whether you are taking new doctoral students, and whether my work on groundwater recharge modelling might fit your group.

Thank you again for your time.

Kind regards,

Mahnoor Iqbal Research Associate, [University name], Lahore

2. پروفیسر نے دلچسپی دکھائی، پھر خاموش ہو گئے

Subject: Re: Research proposal: Groundwater recharge in the Indus basin

Dear Professor [Surname],

Thank you again for your helpful reply last month. I sent my revised research proposal on [date] and wanted to check that it reached you.

The [scholarship name] application closes on [date from the official page], and I would need your confirmation letter before then. If anything in the proposal should change, I would be glad to revise it.

With best regards,

Mahnoor Iqbal

3. ریفری کا خط ابھی تک جمع نہیں ہوا

Subject: Gentle reminder: reference letter for [programme]

Dear Dr [Surname],

I hope you are well. Thank you again for agreeing to write my reference for [programme] at [university]. The portal shows that the letter has not been uploaded yet, and the deadline is [date from the official page].

The upload link was sent to [their email address] on [date]. If it did not arrive, I can ask the university to send it again.

With thanks,

Mahnoor Iqbal

ماہنور ایک فرضی کردار ہے۔ اپنا فالو اپ اپنے الفاظ میں لکھیں۔

ٹیمپلیٹ جسے آپ بھر سکتے ہیں

Subject: Re: [your original subject line]

Dear Professor [Surname],

I am following up on my email below about [PhD/MS supervision / my research proposal] for [intake]. I would be grateful to know whether [one clear question].

Thank you again for your time.

Kind regards, [Name] [Current position, institution]

اسے اپنے لیے کیسے ڈھالیں

• پہلا فالو اپ بھیجنے سے پہلے تقریباً دو ہفتے انتظار کریں۔ ایک ہفتہ صرف تب ٹھیک ہے جب ڈیڈ لائن قریب ہو۔
• صرف ایک بار فالو اپ کریں۔ اگر مزید دو ہفتے بعد بھی جواب نہ آئے تو اپنی فہرست کے اگلے پروفیسر کی طرف بڑھ جائیں۔ خاموشی آپ کے بارے میں کوئی فیصلہ نہیں؛ بہت سے پروفیسرز بغیر مانگے آنے والی ای میلز کا جواب ہی نہیں دیتے۔
• اپنی پہلی ای میل فالو اپ کے نیچے رہنے دیں، CV بھی ساتھ لگی رہے، تاکہ پروفیسر کے پاس سب کچھ ایک جگہ ہو۔
• اصل تاریخیں لکھیں۔ ڈیڈ لائنز سرکاری اسکالرشپ پیج سے لیں، کبھی یادداشت یا سوشل میڈیا پوسٹ سے نہیں۔
• فالو اپ کرنے سے پہلے اپنا اسپیم فولڈر اور یونیورسٹی ای میل چیک کریں۔ کبھی کبھار جواب وہاں چلے جاتے ہیں۔
• ریفریز کے ساتھ زیادہ گرمجوشی سے لکھیں۔ وہ پہلے ہی ہاں کہہ چکے ہیں۔ ڈیڈ لائن سے تقریباً ایک ہفتہ پہلے ایک یاد دہانی کافی ہے۔

عام غلطیاں

• پہلی ای میل کے دو تین دن بعد ہی فالو اپ بھیج دینا۔
• نئے سبجیکٹ کے ساتھ بالکل نئی ای میل لکھنا، جس سے پروفیسر کو آپ کی CV ڈھونڈنی پڑے۔
• احساسِ جرم دلانا یا دباؤ ڈالنا: "I have emailed you three times"، "My future depends on your answer"۔
• واٹس ایپ، LinkedIn یا فون پر فالو اپ کرنا جب پروفیسر نے کبھی اس کی دعوت نہ دی ہو۔
• تین مختصر سطریں لکھنے کے بجائے پوری پہلی ای میل دوبارہ نقل کر دینا۔
• ایک ہی شعبے کے کئی پروفیسرز کو ایک ساتھ ای میل کرنا، پھر سب کو فالو اپ بھیجنا۔

متعلقہ نمونے

• ممکنہ سپروائزر کو ای میل
• پروفیسر سے سفارشی خط کیسے مانگیں
• ریفریز، پروفیسرز اور انٹرویو لینے والوں کو شکریے کی ای میلز