شکریے کی ای میل کے نمونے: ریفریز، پروفیسرز اور انٹرویو لینے والے

یہ کب استعمال کریں

ایک مختصر شکریے میں آپ کے صرف دو منٹ لگتے ہیں، اور یہ نمایاں ہونے کے آسان ترین طریقوں میں سے ایک ہے۔ اساتذہ کو شاذ و نادر ہی پتا چلتا ہے کہ ان کے طلبہ کی درخواستوں کا کیا نتیجہ نکلا، اور پروفیسرز ان درخواست دہندگان کو یاد رکھتے ہیں جو بااخلاق تھے۔ ہو سکتا ہے اگلے سال PhD، نوکری یا کسی اور اسکالرشپ کے لیے آپ کو اسی ریفری کی دوبارہ ضرورت پڑے۔

شکریے کی ای میل بھیجیں:

• ریفری کو، خط جمع ہوتے ہی، اور پھر نتیجہ آنے پر، چاہے نتیجہ کچھ بھی ہو
• ممکنہ سپروائزر کو، ویڈیو کال یا ملاقات والے دن یا اگلے دن
• اسکالرشپ یا داخلہ انٹرویو کے بعد، صرف تب جب آپ کے پاس پینل یا کوآرڈینیٹر کا ای میل ایڈریس ہو، اور اسے بہت مختصر رکھیں

اچھی شکریے کی ای میل کیسی ہوتی ہے:

• اس میں اس شخص کے کسی ایک مخصوص کام کا شکریہ ادا کیا جاتا ہے
• یہ بتاتی ہے کہ آگے کیا ہو گا، یا نتیجہ کیا نکلا
• یہ مختصر ہوتی ہے: تین سے پانچ سطریں
• اس میں کوئی نئی چیز نہیں مانگی جاتی

نمونہ

یہ نمونے انگریزی میں ہیں کیونکہ اسکالرشپ اور داخلے کی درخواستیں انگریزی میں لکھی جاتی ہیں؛ انہیں نقل نہ کریں بلکہ اپنی تفصیلات کے ساتھ اپنے الفاظ میں اپنی ای میل لکھیں۔

1. ریفری کو، خط جمع ہونے کے بعد

Subject: Thank you for the reference

Dear Dr [Surname],

Thank you very much for writing my reference for the [programme] at [university]. I know how busy the end of term is, and I really appreciate the time you gave it.

I have now submitted my application and will let you know the result as soon as I hear.

With thanks,

Usman Tariq

2. ریفری کو، نتیجے کے ساتھ

Subject: Good news about my [scholarship name] application

Dear Dr [Surname],

I wanted to let you know that I have been [awarded the scholarship / admitted to the programme / shortlisted for an interview]. Thank you again for your reference. Your support made a real difference.

I start in [month, year] and will keep you posted on how it goes.

With gratitude,

Usman Tariq

اگر نتیجہ انکار کی صورت میں آئے تب بھی لکھیں۔ ان کا شکریہ ادا کریں، بتائیں کہ آپ دوبارہ درخواست دے رہے ہیں یا آگے کیا کرنے کا ارادہ ہے، اور پوچھیں کہ کیا آپ دوبارہ ان سے مدد مانگ سکتے ہیں۔

3. ممکنہ سپروائزر کو، ویڈیو کال کے بعد

Subject: Thank you for today's call

Dear Professor [Surname],

Thank you for taking the time to speak with me today about PhD positions in your group. Your suggestion to focus the first year on [topic they mentioned] was very helpful.

As discussed, I will send a revised one-page research summary by [day]. Please let me know if you would like anything else in the meantime.

Kind regards,

Usman Tariq

4. اسکالرشپ انٹرویو کے بعد

Subject: Thank you: [scholarship name] interview, [date]

Dear [Name of coordinator or panel chair],

Thank you for the opportunity to interview for the [scholarship name] today. I enjoyed discussing my plans for [field or project], and I am grateful for the panel's time.

Kind regards,

Usman Tariq

عثمان ایک فرضی کردار ہے۔ شکریے کی ای میل اپنے الفاظ میں لکھیں۔

ٹیمپلیٹ جسے آپ بھر سکتے ہیں

Subject: Thank you for [the reference / today's call / the interview]

Dear [Title] [Surname],

Thank you for [the specific thing they did]. [One sentence on why it helped or what you appreciated.]

[One sentence on what happens next, or the result.]

With thanks, [Name]

اسے اپنے لیے کیسے ڈھالیں

• مخصوص بات کریں۔ "Your suggestion about the first-year focus" جیسا جملہ "your valuable time" سے زیادہ معنی رکھتا ہے۔
• جلدی بھیجیں: کال یا انٹرویو کے لیے اسی دن، اور ریفری کے خط جمع کرنے کے ایک دو دن کے اندر۔
• ریفرنسز کا معاملہ مکمل کریں۔ نتیجے والی ای میل ہی وہ ہے جو ریفریز کو یاد رہتی ہے۔
• انٹرویو کے بعد شکریہ غیر جانبدار رکھیں۔ اس میں یہ نئے دلائل نہ دیں کہ آپ کو کیوں منتخب کیا جائے، اور نتیجے کے بارے میں نہ پوچھیں۔
• چھوٹے تحفے کی ضرورت نہیں۔ ایک مخلص ای میل، یا اچھی خبر کے ساتھ اپنے پرانے شعبے کا چکر لگانا کافی ہے۔

عام غلطیاں

• ریفری کا شکریہ ادا کرنا بھول جانا، یہاں تک کہ اگلے خط کی ضرورت پڑ جائے۔
• لمبی، جذباتی ای میلز جو تقریر جیسی لگیں۔
• شکریے کی ای میل میں ہی کوئی نئی چیز مانگ لینا۔
• انٹرویو پینل کو سوشل میڈیا کے ذریعے شکریہ بھیجنا۔
• ہر ریفری کو ایک لفظ بدلے بغیر ایک ہی پیغام بھیج دینا۔

متعلقہ نمونے

• پروفیسر سے سفارشی خط کیسے مانگیں
• پروفیسر کے جواب نہ دینے پر فالو اپ ای میل
• PhD سفارشی خط کا نمونہ